Mỹ
Quy trình OILL là gì?
(Quan sát – Nhận định – Bài học rút ra – Bài học kinh nghiệm)
Quy trình OILL là một phương pháp tổng hợp các quan sát, phân tích để rút ra hiểu biết sâu sắc và xác định các bài học kinh nghiệm. (AIDR, 2019:25). Phương pháp này được các cơ quan Quản lý Khẩn cấp sử dụng rộng rãi và là phương pháp được khuyến nghị ở Tasmania. Các quan sát là những viên gạch cơ bản để Quản lý Bài học kinh nghiệm và có thể làm nổi bật một thực hành tốt hoặc một cơ hội để cải thiện.
Dưới đây là mô tả từng bước trong quy trình OILL (AIDR, 2019:24).
Quan sátghi chép về một sự kiện hoặc sự việc đáng chú ý mà ai đó đã nghe, thấy, nhận thấy hoặc trải nghiệm như một cơ hội để cải thiện hoặc một ví dụ về thực hành tốt.
Sự thấu hiểu: Một suy luận rút ra từ bằng chứng thu thập được (quan sát), cần được xem xét thêm. Khía cạnh (insight) xuất hiện khi có nhiều quan sát (bằng chứng), có chủ đề tương tự. Theo quy tắc chung, nên sử dụng tối thiểu ba quan sát (từ nhiều nguồn khác nhau) để có được một khía cạnh, mặc dù một khía cạnh có thể được phát triển khi một quan sát duy nhất đặt ra rủi ro cao cho tổ chức. Khía cạnh cũng có thể xác định cơ hội để phân tích thêm. Khía cạnh có thể tích cực hoặc tiêu cực, và có thể góp phần củng cố hành vi tích cực hoặc thay đổi thực tiễn. Một khía cạnh xác định vấn đề, không phải giải pháp.
Bài họcBài học là kiến thức hoặc hiểu biết thu được từ kinh nghiệm (NATO JALLC 2011). Kinh nghiệm có thể là tích cực (thực hành tốt) hoặc tiêu cực (một lỗ hổng trong hiệu suất hoặc học thuyết).
Bài học được xác định: một kết luận với nguyên nhân gốc rễ được xác định dựa trên phân tích một hoặc nhiều hiểu biết và một lộ trình hành động khả thi có thể duy trì hành động tích cực hoặc giải quyết một lĩnh vực cần cải thiện.
Bài học kinh nghiệmBài học chỉ được học khi sự thay đổi đã được phê duyệt được thực hiện và tích hợp vào tổ chức. Tùy thuộc vào những thay đổi cần thiết, có thể mất vài năm để thay đổi được thể chế hóa trong toàn bộ tổ chức. Một chu kỳ học hỏi kinh nghiệm đầy đủ sẽ bao gồm việc xác định một bài học, đề xuất và đồng ý về một hành động, triển khai giải pháp và sau đó kiểm tra/xác nhận để đảm bảo rằng sự thay đổi là một cải tiến và hành vi mong muốn được duy trì trong toàn bộ tổ chức.
Bảng tóm tắt quy trình OILL
Viết Quan Sát Tốt
Một quan sát tốt phải chứa đủ chi tiết để cho phép phân tích nguyên nhân gốc rễ và xác định các cơ hội học hỏi. Sau bất kỳ bài tập hoặc sự cố nào, sẽ có cơ hội để học hỏi từ kinh nghiệm.
Văn phòng Quản lý Khẩn cấp New South Wales gợi ý một quy trình đơn giản=Observe-Share-Learn như một ví dụ về quy trình quan sát quản lý bài học và được phản ánh trong sơ đồ quy trình dưới đây.
Văn phòng Quản lý Khẩn cấp New South Wales Gợi ý rằng tất cả chúng ta đều có trách nhiệm suy ngẫm về kinh nghiệm và chia sẻ những quan sát của mình, để người khác có thể hưởng lợi. Bằng cách xây dựng nền văn hóa chia sẻ và học hỏi, chúng ta có thể giúp xây dựng một lĩnh vực Quản lý Khẩn cấp an toàn hơn, mạnh mẽ hơn và có khả năng chống chịu thiên tai tốt hơn. Quan sát là những viên gạch nền tảng cho việc quản lý bài học và có thể làm nổi bật một thực hành tốt để duy trì, hoặc một cơ hội để cải thiện. Một loạt các hoạt động có thể được các tổ chức thực hiện để thu thập quan sát, bao gồm: các buổi họp rút kinh nghiệm, xem xét sau hành động, giám sát thời gian thực và tự báo cáo.Sau khi bạn đưa ra một quan sát, hãy tuân theo quy trình để ghi lại và gửi nó. (EM-NSW(OSEM)2019-emergency.nsw.gov.au )
Tài liệu quan sát nên bao gồm:
- Ai
- Khi nào
- Ở đâu
- Gì
Thông tin chi tiết hơn về các bước này có trong phần có thể thu gọn bên dưới:
- Quan sát này đến từ ai?
- Họ có vị trí, vai trò hay cơ quan gì?
- Đừng sử dụng tên. Vấn đề này không phải để xác định, đổ lỗi hay làm bẽ mặt cá nhân.
Điều này cung cấp ngữ cảnh về hoàn cảnh và thời điểm xảy ra sự việc trong quá khứ. Nó cũng cho phép so sánh với các trải nghiệm khác từ cùng một sự kiện.
- Ngày đó là ngày mấy?
- Hoạt động đó có tên không?
- Hoạt động đó đã xảy ra ở đâu?
- Nó ở địa hình cụ thể, trung tâm điều hành, như một phần của dự án hay trong một cuộc tập trận?
- Điều này cho phép so sánh với những trải nghiệm khác tại cùng một loại địa điểm hoặc môi trường.
Đây là chi tiết về những gì đã xảy ra, những gì đã được nhìn thấy, nghe thấy hoặc cảm nhận và các tác động (tức là, đây là những gì đã xảy ra và được quan sát thấy, và nó đã gây ra tác động và/hoặc kết quả này).
Các bảng WebEOC được thiết kế cho Quản lý Bài học:
- Bảng là một biểu diễn trực tuyến của bảng thông báo truyền thống được sử dụng trong trung tâm Điều hành. Người dùng có thể dễ dàng nhập thông tin quan trọng vào bảng liên quan, chia sẻ thông tin theo thời gian thực.
- Xe Nhật ký Quan sát cung cấp cho người dùng một địa điểm duy nhất để ghi lại thông tin cho các buổi họp rút kinh nghiệm và quản lý bài học kinh nghiệm sắp tới. Nhật ký Quan sát này ghi lại “Điều gì đã diễn ra tốt đẹp và tại sao?” và “Điều gì đã không diễn ra tốt đẹp và tại sao?” trong và sau một sự cố.
Liên quan đến Quản lý Bài học, WebEOC có thể:
- Ghi lại những quan sát
- Cho phép tập hợp các quan sát bằng cách sử dụng Chủ đề Quốc gia
WebEOC được sử dụng bởi:
Các cơ quan chính phủ, Hội đồng thành phố thuộc Chính quyền địa phương và các Tổ chức phi chính phủ đều nhập dữ liệu vào WebEOC. Điều này cho phép chia sẻ và phổ biến thông tin trên nhiều bảng. Các cơ quan tham gia nền tảng bao gồm:
- Tất cả các Dịch vụ Khẩn cấp, Cảnh sát Tasmania, Sở Cứu hỏa Tasmania, Sở Cứu hộ Khẩn cấp Tiểu bang và Dịch vụ Cấp cứu Tasmania.
- Các cơ quan chính phủ khác bao gồm nhưng không giới hạn ở Bộ Tăng trưởng Nhà nước, Y tế, Giáo dục, DPIPWE và Hội đồng Địa phương.
- Các nhà cung cấp khác bao gồm Tas Networks, Telstra, NBN, TasWater, Sân bay và Cảng biển.
- Các nhóm tình nguyện như Đội Cứu Thế, Cứu Hộ Sống trên Bãi biển Tasmania, Hội Chữ thập đỏ Úc và nhiều nhóm khác.
Video dưới đây cung cấp phần giới thiệu về WebEOC, giúp nâng cao nhận thức về WebEOC.
Xem Bảng Quan Sát WebEOC
