วงจรการจัดการบทเรียน

ตาม คู่มือการบริหารจัดการบทเรียน AIDR, 2019, วงจรการจัดการบทเรียนประกอบด้วย 4 ระยะที่สำคัญต่อการระบุ แบ่งปัน และเรียนรู้บทเรียน เป็นส่วนประกอบของการจัดการความรู้ที่มุ่งนำไปสู่การปฏิบัติที่ดีและโอกาสในการปรับปรุงระบบและกระบวนการขององค์กร โดยหมายถึงการรวบรวม วิเคราะห์ และแบ่งปันประสบการณ์จากการปฏิบัติงาน การฝึกซ้อม โครงการ การฝึกอบรม และการทบทวน (รวมถึง เฉียดฉิว).

4 ระยะของวงจรการจัดการบทเรียน (เอไอดีอาร์) แสดงในแผนภูมิและรายการแบบเลื่อนลงด้านล่าง - คลิกเพื่อเปิดเผย:

การสื่อสารและการมีส่วนร่วมในการจัดการบทเรียน

การสื่อสารทางเดียวและสองทาง

การสื่อสารอย่างต่อเนื่องในทุกระดับ ภายในองค์กร ระหว่างองค์กร ทั่วทั้งภาคส่วน และกับชุมชนภายนอก เป็นแง่มุมที่สำคัญของกระบวนการจัดการบทเรียนที่ประสบความสำเร็จ การสื่อสารมีความสำคัญตลอดวงจรการจัดการบทเรียน และองค์กรจำเป็นต้องมีความชัดเจนเกี่ยวกับประเภทของการสื่อสารและเมื่อใดควรใช้วิธีการแต่ละอย่าง ตัวอย่างบทบาทที่สำคัญของการสื่อสารในการจัดการบทเรียน ได้แก่:

• การทำให้ความชัดเจนของบทบาท
• การบริหารความคาดหวัง
• การสร้างขวัญกำลังใจ
• แบ่งปันบทเรียน
• การนำกรอบการทำงานสำหรับกระบวนการจัดการบทเรียนไปใช้.

การพัฒนาแผนการสื่อสาร

แผนการสื่อสารระบุประเภทของข้อมูลที่จะส่ง มอบให้ใคร รูปแบบการสื่อสาร และกำหนดเวลาในการเผยแพร่ จุดเริ่มต้นของแผนการสื่อสารคือการระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและวิเคราะห์ความต้องการของพวกเขา สิ่งสำคัญคือต้องกำหนดความต้องการข้อมูลของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียตั้งแต่ระยะแรกของการวางแผนการจัดการบทเรียน เพื่อให้เมื่อกระบวนการมีขนาดใหญ่และซับซ้อนมากขึ้น กลยุทธ์การสื่อสารสามารถปรับเปลี่ยนเพื่อให้ตรงตามความต้องการของพวกเขาได้.

ควรพิจารณาผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอกและชุมชนด้วย เนื่องจากพวกเขาอาจมีความสำคัญต่อกระบวนการนี้.

การมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ระยะเก็บรวบรวมข้อมูลของวงจรการบริหารจัดการบทเรียน เป็นช่วงเวลาสำคัญเพื่อสร้างการสื่อสารสองทางกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เพื่อรวบรวมข้อคิดเห็นเกี่ยวกับเหตุการณ์ อย่างไรก็ตาม การสื่อสารสองทางสามารถเกิดขึ้นได้ตลอดวงจรบทเรียน ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอกจะมีระดับการมีส่วนร่วมที่แตกต่างกัน ในแต่ละระยะ พวกเขาสามารถรับทราบข้อมูล ได้รับการปรึกษาหารือ หรือร่วมมือด้วย หรือเป็นผู้เข้าร่วมที่กระตือรือร้น.

การถกแถลง

ขั้นตอนสำคัญในวงจรการบริหารจัดการบทเรียน คือการรวบรวมเรื่องราวและประสบการณ์จากผู้ที่เกี่ยวข้องในเหตุการณ์ การรวบรวมนี้ไม่จำกัดเฉพาะหลังกิจกรรมเท่านั้น แต่สามารถเกิดขึ้นก่อนหรือระหว่างกิจกรรมก็ได้.

• การกำหนดเวลาและวิธีการในการรวบรวมข้อมูลต้องได้รับการพิจารณาเมื่อวางแผนสำหรับกิจกรรม.
• หนึ่งในวัตถุประสงค์ของการสรุปผลคือเพื่อให้ผู้คนได้สื่อสารประสบการณ์ที่ได้รับระหว่างเหตุการณ์ เพื่อที่จะสามารถระบุข้อสังเกตได้.
• ในบางกรณี กระบวนการสรุปผลอย่างไม่เป็นทางการจะช่วยระบุแนวทางการทำงานที่สามารถปรับปรุงได้ทันที อย่างไรก็ตาม จำเป็นต้องมีการรวบรวมข้อมูลเหล่านี้เพื่อพิจารณา ตรวจสอบ จัดลำดับความสำคัญ และนำไปปรับใช้ในวงกว้างต่อไป.

กระบวนการถอนกำลังควรดำเนินการตามระเบียบปฏิบัติขององค์กรที่ส่งเสริมการเรียนรู้และใช้คำศัพท์ทั่วไปซึ่งรวมถึง:

• การสัมภาษณ์
• การสรุปผล
• การวิเคราะห์การเรียนรู้ที่ได้รับความช่วยเหลือ / การทบทวนการเรียนรู้.

ในออสเตรเลีย คำศัพท์ส่วนใหญ่เหล่านี้อาจมีความหมายแตกต่างกันไปสำหรับหน่วยงานหรือบุคคลที่แตกต่างกัน หลายหน่วยงานจะดำเนินการสรุปบทเรียนเมื่อสิ้นสุดภารกิจหรือกะงาน โดยไม่คำนึงถึงคำศัพท์ที่ใช้ องค์กรจำเป็นต้องมีความชัดเจนเกี่ยวกับความหมายของคำเหล่านั้น และวิธีการนำไปปรับใช้ในกระบวนการเรียนรู้.

แนวทางการสรุปผล

การสรุปผล (Debriefing) เป็นมากกว่าแค่การทำรายงานเมื่อสิ้นสุดการประชุม แต่เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการเรียนรู้ และสามารถมีอิทธิพลอย่างมากต่อองค์กรและผู้ที่เกี่ยวข้องได้ การสรุปผลสามารถให้ความรู้และสร้างแรงจูงใจแก่ผู้คน และทำให้พวกเขารู้สึกเป็นเจ้าของในผลลัพธ์ที่เกิดขึ้น.

สิ่งนี้สามารถป้องกันความสับสนในอนาคตเกี่ยวกับลำดับความสำคัญและปรัชญาขององค์กร สร้างความมั่นใจให้กับชุมชนที่ได้รับผลกระทบ และเน้นประเด็นหลักของการบริหารจัดการบทเรียน ซึ่งก็คือการที่เราเรียนรู้จากประสบการณ์ของเรา. เมื่อใดและอย่างไรในการสรุปผล องค์กรที่ต้องการนำแนวทางการจัดการบทเรียนไปใช้ จำเป็นต้องพัฒนากรอบการดำเนินงานที่เหมาะสม เพื่อกำหนดว่าสถานการณ์ใดบ้างที่อาจต้องมีการถอดบทเรียน.

หลักการของกรอบการบริหารจัดการบทเรียน

หลักการเป็นปัจจัยสำคัญในการทำให้สามารถนำกรอบการบริหารจัดการบทเรียนไปปฏิบัติได้อย่างสำเร็จ ขณะที่หน่วยงานจากภาคการบริหารจัดการเหตุฉุกเฉินของแทสเมเนียตระหนักถึงหลักการระดับชาติของการบริหารจัดการบทเรียน หน่วยงานเหล่านี้ก็ตระหนักถึงความสำคัญของการออกแบบหลักการที่จะเป็นแนวทางสำหรับกรอบการทำงานของแทสเมเนีย เพื่อให้เกิดความสอดคล้อง หลักการเหล่านี้จำเป็นต้องสอดคล้องกับหลักการระดับชาติ.

EM-LEARN กรอบการทำงานของรัฐวิกตอเรีย - ตัวอย่าง

หน่วยบริหารจัดการเหตุฉุกเฉินวิกตอเรีย การจัดการบทเรียน (Lessons Management) ได้แก่ การระบุและการเรียนรู้บทเรียนที่ได้จากการดำเนินกิจกรรมการรับรองและกิจกรรมการเรียนรู้ (รวมถึงการสรุปผล การติดตาม และการทบทวน) ที่เกิดขึ้นก่อน ระหว่าง และหลังเหตุการณ์ฉุกเฉิน.

กระบวนการดังกล่าวในการเคลื่อนที่จากการระบุบทเรียนไปสู่การเรียนรู้บทเรียนนั้น อยู่ภายใต้การชี้นำของวงจรชีวิตการจัดการบทเรียนภายใน กรอบการทำงาน EM-LEARN, ซึ่งมีเป้าหมายเพื่อให้เกิดความเข้าใจร่วมกันเกี่ยวกับความหมายของการบริหารจัดการบทเรียนสำหรับภาคส่วนการจัดการเหตุฉุกเฉิน การบริหารจัดการบทเรียนคือการเปิดโอกาสให้ผู้คนแบ่งปันประสบการณ์และเรียนรู้จากผู้อื่น เพื่อให้มั่นใจว่าเราจะพัฒนาอย่างต่อเนื่องในอนาคต.

วิสัยทัศน์ระยะยาวคือการให้การบริหารจัดการบทเรียนสนับสนุนกระบวนการและกิจกรรมการสร้างความมั่นใจและการเรียนรู้สำหรับทุกชุมชน ทุกภัยพิบัติ ทุกช่วงเวลา ทุกหน่วยงาน และทุกระดับ เพื่อสนับสนุนการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรม การวางแผนการให้บริการในอนาคต และการปรับปรุงประสิทธิภาพขององค์กร.

ในเดือนพฤศจิกายน 2558 กรอบการบริหารจัดการบทเรียนทั่วทั้งภาคส่วนแห่งแรกของรัฐวิกตอเรีย EM-LEARN ได้รับการอนุมัติ กรอบการทำงานนี้เป็นตัวอย่างที่ยอดเยี่ยมของกรอบการบริหารจัดการบทเรียน และสามารถปรับใช้โดยหน่วยงานอื่น ๆ ในการบริหารจัดการเหตุฉุกเฉินสำหรับการเรียนรู้อย่างต่อเนื่อง.

เดอะ การจัดการวงจรชีวิตของ EMV อ้างอิงจากการวิจัยและกำหนดลักษณะทางวัฒนธรรมและกระบวนการจัดการบทเรียน.