有效的社群參與應該成為緊急管理 PPRR 階段日常業務的一部分。.
社群描繪與理解脆弱性
每個社區都是獨一無二的，並且具備不同的能力、風險、資源和網絡。在制定任何行動或計劃之前，對社區進行基準資訊收集、數據蒐集和「描繪輪廓」（profiling）是至關重要的步驟。.
正如先前在參與階段部分所指出的那樣，社區剖析發生在初期，是一種收集針對該社區之第一手與第二手資料的研究技術。它提供了基準資訊，並深入了解社區的知識、結構、資源和問題，同時理解當地風險知識的準確性以及對這些風險的觀感。.
社區概況提供有關社區結構、現有基礎設施、過去緊急事件歷史、社會與經濟特徵，以及社區活躍程度和社會導向的資訊與深入了解。進行概況分析有助於我們了解社區，以便量身打造符合社區需求的應對方法。.
社群簡介將向您提供社群成員對積極參與您的專案可能產生的興趣程度以及他們偏好的參與方式。您可以透過社群簡介練習（CPE）來更好地了解您的社群。CPE 提供背景資料，幫助您了解有關社群的基本資訊。CPE 將提供以下資訊：
- 社區最容易受到哪些危害的影響，以及對這些危害的態度為何？
- 該社區的人口統計特徵
- 已經存在的關係
- 有哪些機構、志願組織和活動已經成為社區網絡的一部分，例如農業展覽協會（show society）、母親會、學校、社區支援網絡？
- 社區領袖已經在哪裡工作？他們又是誰？這些都是社區領袖，不一定是像議員和政治人物那樣握有權力的人嗎？
- 社群內部的緊張關係在哪裡？
- 你需要注意哪些關鍵的正面與負面關係？
- 這些機構目前是如何合作的？是否有更緊密合作的潛力？
- 緊急救援機構已經在這個社區開展了哪些工作，成效如何？
這些資訊將允許您進一步細分社群，然後利用這些資訊在參與計劃中，就方法與時間點方面來規劃您社群的需求。.
可用於您的參與規劃之社區描繪資源包括：
- 澳洲統計局快速統計資料
- 機構應急管理與應變計畫
- 市議會員工與當地社區團體資訊
- 清單對映
- 緊急服務和服務團體的當地志願者
- 當地學校的家長教師會
- 教會團體
- 原住民公司和移民資源團體等文化群體
- 當地企業（包括當地郵局）以及
- 照顧者服務／機構.
地方議會透過各種措施、與政府及非政府社區組織的合作直接支援其社區，並可能透過擔任通往當地社區的橋梁來提供協助，特別是在農村和偏遠地區。.
理解脆弱性
什麼是脆弱性？災害對每個人的影響並不完全相同。某些人和社區比其他人更容易受到災害影響。以下情況會使人們變得脆弱：
- 他們不了解當地的危害或可能造成的影響
- 他們無法獲得關於如何保護自己或其財產的資訊，並且
- 他們沒有採取行動來保護自己和財產所需的資源。.
我們有時都會有脆弱的一面，當我們找出這些脆弱之處並了解目標族群時，我們就能量身打造訊息與社區參與方式，以引導行為的改變。.
為了進行緊急應變規劃，識別塔斯馬尼亞社區中的弱勢群體已被認為是 塔斯馬尼亞災難韌性策略 2020-2025. 建議認為，塔斯馬尼亞社區的人口統計因素和地理位置會影響個人與群體的脆弱性。這些因素包括：
- 人口老化
- 識字率
- 教育程度
- 社會參與或孤立
- 就業水準
- 風險意識水平
- 難以存取資訊
- 擁有大型和多隻動物
- 獲得健康、交通和其他服務以及
- 其他具體需求，例如語言、行動能力及／或共病健康限制。.
脆弱性可能會因個人和系統性因素的存在及其相互作用而有所不同。促進災害韌性的包容性社區參與方法有助於解決系統性脆弱性。災害脆弱性源於以下方面的差異：
- 地理位置與災害暴露度
- 訪問及支付商品和服務的能力
- 個人與社會關係
- 與文化、歷史和環境的連結
- 參與社會或政治過程的意願與能力
- 社群凝聚力與連結
- 身體、情感與心理健康
- 政府及...的提供與分發
- 商務服務
- 人們對資訊和服務的獲取，包括線上資源
- 對弱點的理解與意識。.
當我們與政府、議會和社區組織合作以確定特定的目標受眾時，我們能夠促進更好地傳遞和提高對緊急應變管理和災害意識計畫的認識。.
殘疾包容性災害風險減少
殘疾包容性災害風險減輕意味著確保殘疾人的需求和聲音被納入政府和緊急服務機構規劃和管理災害風險的方式中。.
以人為本的緊急應變計畫（P-CEP）是一個 以人為本的方法 由弱勢社群與雪梨大學的研究人員共同設計的災害應變規劃，旨在協助身心障礙者、長者、慢性病患者以及精神健康狀況患者等弱勢社群。.
P-CEP 流程引導日常生活中需要支援的人士，找出自身的優勢以及在緊急情況下需要支援的領域，並與其支援網絡（家屬/服務提供者等）共同制定計劃。該規劃對話有助於進行自我評估並採取行動，以提高個人的防災準備能力。.
殘疾人士每天都在往往難以進入的環境中生活。他們發展出自己的策略，以對他們有效的方式發揮其優勢並管理其支援需求。他們經常適應不斷變化的情況。這些是殘疾人士為應急準備帶來的優勢。.
塔斯馬尼亞人需要相關的技能和知識來管理與他們相關的風險。.
這包括：
- 透過包容性政策，建立每個人的風險意識以及風險減緩知識與技能，以迎合特定需求，並因應個人與當地社區對風險的脆弱性、能力與暴露程度；;
- 將災害風險意識與風險管理知識納入正規與非正規教育、專業發展及其他培訓中；以及
- 將風險資訊應用於降低災害風險與災害準備.
監測、評估與學習
評估是對專案相對於既定目標的相關性、表現、效率、有效性以及成果（包括預期與非預期成果）的定期考核。實施過程中的評估提供了進度的首次檢視、專案潛在影響的預測，以及識別專案設計中必要調整的方法。專案結束時的評估是專案報告責任的一部分。這些專案結束時的評估包括對專案影響及其潛在永續性的評估。.
那麼，我們如何知道我們已經實現了防災社區參與的目標？
定期檢討並根據清晰的框架進行評估，對於了解整個社區參與過程中取得了哪些成果至關重要。社區參與的檢討與評估可包括以下要素：
- 開發評估程式邏輯
- 取得「基準」測量值，以便用來衡量成效
- 具備明確且可衡量的績效指標或目標
- 實施持續學習循環
- 引導利害關係人來蒐集數據與證據
- 進行分析與
- 報告
社區參與計畫或過程的審查與評估之有效規劃，應在開始時即進行。透過規劃審查與評估，社區領導人、成員以及所有夥伴和利害關係人能夠：
- 澄清並達成共識，以確定社區參與的目的與目標
- 釐清並分享對社區參與的期望與願景
- 釐清並同意社區參與的交付方式
- 釐清並達成共識，以明確此次合作或專案所期望的變革、影響或成果。
- 釐清並同意最適合的監測與評估流程，以配合此項目的目的與目標
- 討論並商定最適合的數據收集流程
- 從參與過程中學習，並就這些寶貴經驗將如何有助於對參與過程進行持續調整達成一致
- 為促進防災韌性社區參與的發展提供日益增加的實證基礎。.
根據評估的重點，問題可以探討社區參與過程的相關性、有效性、效率、影響力和/或可持續性。這些問題將確定需要收集哪些數據來衡量績效和/或成果，並探討可能發生的學習與調適。這些問題可能包括：
- 社群參與過程中的各個要素有多大成效？
- 這些行動是否接觸到了預期受眾或目標群體？
- 預期受眾或目標群體是否改變了行為或理解？
- 預期受眾或目標群體是否改善了聯繫與關係？
- 預期受眾或目標群體是否建立了信任與信心？
- 預期受眾或目標群體是否實現了所需的特定改變？
- 夥伴和社區成員參與社區參與過程的成功程度如何？