Vòng đời quản lý bài học

Theo Sổ tay Quản lý Bài học AIDR, 2019, Vòng đời Quản lý Bài học bao gồm 4 giai đoạn cốt lõi để xác định, chia sẻ và học hỏi kinh nghiệm. Đây là một thành phần của Quản lý Tri thức nhằm mục đích giới thiệu các thực tiễn tốt nhất và cơ hội cải tiến cho các hệ thống và quy trình của tổ chức. Nó đề cập đến việc thu thập, phân tích và chia sẻ kinh nghiệm từ các hoạt động, diễn tập, chương trình, đào tạo và đánh giá (bao gồm Sém suýt xảy ra tai nạn).

4 giai đoạn của Vòng đời Quản lý Bài học Kinh nghiệm (AIDR) được thể hiện trong biểu đồ dòng và phần thu gọn bên dưới - nhấp để hiển thị:

Giao tiếp và Tương tác trong Quản lý Bài học

Giao tiếp một chiều và hai chiều

Giao tiếp liên tục ở mọi cấp độ, trong nội bộ tổ chức, giữa các tổ chức, trên toàn ngành và với cộng đồng nói chung, là một khía cạnh quan trọng của quy trình Quản lý Bài học Kinh nghiệm thành công. Giao tiếp rất quan trọng trong suốt Chu kỳ Quản lý Bài học Kinh nghiệm và các tổ chức cần phải rõ ràng về loại hình giao tiếp và thời điểm áp dụng từng phương pháp. Ví dụ về các vai trò quan trọng mà truyền thông đóng vai trò trong Quản lý Bài học Kinh nghiệm bao gồm:

• Đảm bảo rõ ràng về vai trò
• Quản lý kỳ vọng
• Nâng cao tinh thần
• Chia sẻ bài học
• Triển khai khung cho quy trình Quản lý Bài học rút ra.

Xây dựng kế hoạch truyền thông

Kế hoạch Truyền thông xác định các loại thông tin cần cung cấp, ai sẽ nhận thông tin đó, định dạng để truyền đạt và thời điểm phân phối. Điểm khởi đầu cho một Kế hoạch Truyền thông là xác định các bên liên quan và phân tích các yêu cầu của họ. Điều quan trọng là nhu cầu thông tin của các bên liên quan phải được xác định từ đầu trong giai đoạn lập kế hoạch của Quản lý Bài học kinh nghiệm để khi quy trình phát triển về quy mô và độ phức tạp, chiến lược truyền thông có thể được điều chỉnh nhằm đáp ứng nhu cầu của họ.

Cũng cần xem xét các bên liên quan bên ngoài và cộng đồng, vì họ có thể quan trọng đối với quá trình này.

Sự tham gia của các bên liên quan

Giai đoạn thu thập của Vòng đời Quản lý Bài học là thời điểm quan trọng để thu hút các bên liên quan tham gia giao tiếp hai chiều nhằm thu thập phản hồi về sự kiện. Tuy nhiên, giao tiếp hai chiều có thể diễn ra tại bất kỳ thời điểm nào trong Vòng đời Bài học. Các bên liên quan bên ngoài sẽ có mức độ tham gia khác nhau. Ở các giai đoạn khác nhau, họ có thể được thông báo, tham vấn, hợp tác hoặc trở thành những người tham gia tích cực.

Buổi tổng kết

Một bước quan trọng trong Chu trình Quản lý Bài học là thu thập các câu chuyện và kinh nghiệm từ những người tham gia sự kiện. Việc thu thập này không chỉ giới hạn sau sự kiện mà có thể diễn ra trước hoặc trong khi sự kiện đang diễn ra.

• Thời điểm và phương pháp thu hút dữ liệu cần được cân nhắc khi lên kế hoạch cho hoạt động.
• Một trong những mục đích của buổi tổng kết là để mọi người chia sẻ những trải nghiệm họ đã có trong sự kiện nhằm có thể nhận diện được các quan sát.
• Trong một số trường hợp, quy trình tổng kết không chính thức sẽ xác định các thực tiễn công việc có thể được sửa đổi ngay lập tức. Tuy nhiên, những điều này cần được ghi nhận để xem xét rộng rãi hơn, xác thực, ưu tiên và triển khai.

Quy trình rút kinh nghiệm nên được định hướng bởi một quy chế của tổ chức nhằm khuyến khích việc học hỏi và sử dụng các thuật ngữ chung bao gồm:

• Các cuộc phỏng vấn
• Buổi tổng kết
• Phân tích học tập được hỗ trợ / Đánh giá việc học tập.

Ở Úc, phần lớn các thuật ngữ này có thể mang ý nghĩa khác nhau đối với các cơ quan hoặc cá nhân khác nhau. Nhiều cơ quan sẽ tiến hành phiên họp rút kinh nghiệm vào cuối một chiến dịch hoặc ca trực. Bất kể thuật ngữ nào được sử dụng, các tổ chức cần phải rõ ràng về ý nghĩa của chúng và cách chúng phù hợp với quy trình rút kinh nghiệm.

Cách tiếp cận các buổi tổng kết

Việc rút kinh nghiệm không chỉ đơn thuần là tạo ra một báo cáo vào cuối cuộc họp. Đó là một phần của quá trình học tập và có thể có sức ảnh hưởng mạnh mẽ đến tổ chức và những người tham gia. Nó có thể giáo dục và thúc đẩy mọi người, đồng thời mang lại cho họ ý thức làm chủ đối với các kết quả đạt được.

Nó có thể ngăn ngừa sự nhầm lẫn trong tương lai về các ưu tiên và triết lý của tổ chức, mang lại sự tự tin cho cộng đồng bị ảnh hưởng, và củng cố ý ức chính của công tác Quản lý Bài học Kinh nghiệm – rằng chúng ta học hỏi từ kinh nghiệm của mình. Khi nào và cách thức tổng kết rút kinh nghiệm Các tổ chức muốn áp dụng phương pháp quản lý bài học kinh nghiệm cần xây dựng các hướng dẫn phù hợp để xác định trong những trường hợp nào có thể cần phải tổ chức các buổi tổng kết rút kinh nghiệm.

Nguyên tắc của Khung quản lý bài học rút ra

Các nguyên tắc là yếu tố cốt lõi để triển khai thành công Khung Quản lý Bài học Kinh nghiệm. Dù công nhận các nguyên tắc quản lý bài học kinh nghiệm cấp quốc gia, các cơ quan thuộc ngành quản lý tình trạng khẩn cấp Tasmania vẫn nhận thấy tầm quan trọng của việc thiết kế các nguyên tắc định hình Khung của Tasmania. Để đảm bảo tính thống nhất, các nguyên tắc này cần phải phù hợp với các nguyên tắc quốc gia.

Khung chương trình EM-LEARN của bang Victoria – một ví dụ

Cơ quan Quản lý Tình huống Khẩn cấp Victoria (EMV) cho thấy rằng Quản lý bài học kinh nghiệm bao gồm việc xác định và rút ra các bài học kinh nghiệm thu thập được thông qua các hoạt động đảm bảo chất lượng và học tập (bao gồm tổng kết, giám sát và rà soát) diễn ra trước, trong và sau các tình huống khẩn cấp.

Quá trình chuyển từ xác định bài học đến rút kinh nghiệm này được dẫn dắt bởi vòng đời Quản lý Bài học trong Khung EM-LEARN, nhằm tạo ra sự hiểu biết chung về ý nghĩa của “Quản lý bài học kinh nghiệm” đối với lĩnh vực Quản lý tình huống khẩn cấp. Quản lý bài học kinh nghiệm là việc tạo cơ hội cho mọi người chia sẻ kinh nghiệm của mình và học hỏi từ người khác, nhằm đảm bảo chúng ta không ngừng cải thiện trong tương lai.

Tầm nhìn dài hạn là Quản lý Bài học hỗ trợ các quy trình và hoạt động bảo đảm và học tập cho tất cả các cộng đồng, mọi loại thảm họa, mọi giai đoạn, mọi cơ quan và mọi cấp độ, nhằm hỗ trợ thay đổi hành vi, lập kế hoạch cung cấp dịch vụ trong tương lai và cải thiện hiệu .

Vào tháng 11 năm 2015, khung quản lý bài học kinh nghiệm đầu tiên trên phạm vi toàn ngành của bang Victoria, EM-LEARN, đã được phê duyệt. Khung này là một ví dụ điển hình về khung quản lý bài học kinh nghiệm và có thể được các cơ quan khác trong lĩnh vực Quản lý Tình huống Khẩn cấp áp dụng để phục vụ cho việc học tập liên tục.

Xe Vòng đời quản lý các bài học kinh nghiệm về EMV dựa trên nghiên cứu và xác định các đặc điểm văn hóa cùng quy trình Quản lý Bài học kinh nghiệm.